La crise sanitaire incite les entreprises à digitaliser les séances du conseil d’administration. Si la période de confinement a parfois laissé place à l’improvisation, les entreprises doivent aujourd’hui s’outiller pour garantir la confidentialité d’informations hautement sensibles.

Nous avons accueilli lors de notre Digital World Café du 11 juin 2020 la société Diligent avec qui 15 DSI ont partagé leurs challenges et expériences en matière de digitalisation des instances de gouvernance. Quelques pistes de réflexion ici.

Le management de crise fait partie des attributions naturelles des instances de gouvernance. Les conseils d’administration, les conseils de surveillance ou les directoires doivent gérer un grand nombre de crises qu’elles soient économiques, sociales, sanitaires ou climatiques. Exceptionnelle à tout point de vue, la crise du Covid-19 a toutefois surpris par son ampleur et sa soudaineté. La période de confinement a contraint les instances de gouvernance à bannir les séances en présentiel pour privilégier les échanges virtuels et les réunions en ligne.

Les DSI présents au Digital World Café du 11 juin ayant collaboré avec notre partenaire Diligent, ont déploré l’absence de véritable digitalisation des conseils d’administration dans leurs organisations. Faute d’outil, Le Mémorial de La Shoah a décidé de repousser la séance du conseil.

« Il était hors de question de réunir douze personnes dans une même salle pour voter », se souvient Alexandre Reon, son DSI. Les instances de gouvernance à forte connotation légale doivent disposer d’outils spécifiques à l’instar des professions réglementées. Les notaires ont ainsi pu continuer à faire des actes. »

Lutter contre le shadow IT

D’autres organisations se sont emparées de solutions de collaboration à distance du marché, forcément inappropriées à cet usage. N’étant pas référencés par la DSI, ces outils ne présentaient pas toutes les exigences de sécurité attendues au regard de la criticité des informations échangées.

Si la crise sanitaire a servi de prisme grossissant, cette forme de shadow IT n’est pas, en soi, nouvelle. Les administrateurs n’ont jamais vraiment digitalisé leurs pratiques. Publiée en octobre 2018, une étude Forrester pour Diligent établissait que 51 % des administrateurs utilisent leurs messageries personnelles pour communiquer entre eux.

Selon la même source, ils sont aussi 29% à avoir « égaré » un terminal numérique (smartphone, tablette, ordinateur…) en l’espace d’un an ! Un problème quand on connaît la porosité entre les sphères professionnelle et personnelle d’administrateurs qui travaillent souvent avec leurs propres équipements.

Au DSI d’impulser le mouvement

La sortie de crise doit siffler la fin de la récréation. La position du DSI pour lutter contre ce shadow IT est toutefois délicate. Il doit convaincre une population de « VIP » dont certains membres, externes à l’organisation, ne sont pas soumis à la politique de sécurité de l’entreprise.

Face aux comportements à risques de certains administrateurs, le DSI se doit donc de faire preuve de tact et de pédagogie.

DSI d’Amaline Assurance, Jean-Marc Voisard a « sensibilisé ses dirigeants sur les enjeux de sécurisation des données et de conformité réglementaire. »

Pour les autres participants du Digital World Café, c’est au DSI d’impulser le mouvement en anticipant les besoins des administrateurs. A cet effet, Diligent et Atout DSI ont co-rédigé un guide pratique avec toutes les informations essentielles et des retours d’expériences, à destination des DSI qui débutent leur réflexion ou leur projet de digitalisation des conseils d’administration.

TÉLÉCHARGEZ LE GUIDE PRATIQUE SUR LA DIGITALISATION DES CONSEILS D’ADMINISTRATION 

(Guide co-rédigé par Diligent et Atout DSI)

Si la facilité d’usage est à privilégier, le DSI devra néanmoins prévoir une période de onboarding pour accompagner cette population senior – la moyenne d’âge des membres d’un conseil d’administration est de 59 ans selon le rapport Board Index du cabinet d’executive search Spencer Stuart – dans la prise en main de la solution.

De la messagerie instantanée sécurisée à la cellule de crise virtuelle, la plateforme doit couvrir tous les besoins d’un conseil d’administration. Elle assurera le partage de documents en amont et en aval de la séance, la prise des procès-verbaux, le vote et la signature électronique.

Le critère numéro un reste, bien sûr, la protection des données échangées et la confidentialité des débats lors du conseil d’administration. A ce titre, le DSI se penchera sur le chiffrement et la localisation de l’hébergement des données et sur la gestion des droits d’accès. La traçabilité des décisions prises et l’identification d’éventuels conflits d’intérêt revêtent aussi un enjeu clé de conformité depuis les lois Sapin 2 et Pacte.

Pour aller plus loin : 

L’avis de notre partenaire
Pour Abderrazack Bouaissi, Country Manager France et Afrique francophone de Diligent, la pandémie a souligné l’urgente nécessité de digitalisation des conseils d’administration et autres instances dirigeantes. « Trop de scandales ont éclaté durant ces derniers mois, qui auraient pu être évités si les entreprises possédaient les bons outils métier pour communiquer en temps réel et surtout en toute sécurité. » Une problématique dont les DSI ont pris conscience, et qui les pousse à être de plus en plus proactifs dans le choix et la mise en place de solutions de gouvernance digitale. « Digitaliser les instances dirigeantes de l’entreprise, c’est envoyer un message fort de modernité dans l’entreprise et pour les investisseurs. C’est également le meilleur moyen d’accélérer la transformation digitale de l’entreprise, en assurant le soutien du top management ».