Comment attaquer la rentrée dans une dynamique collective ?

A l’échelle de la DSI, du Comex ou de l’organisation, nous partageons tous le besoin de resserrer les rangs et de redynamiser collectivement et individuellement les équipes. Quels challenges anticiper ? Quelles actions immédiates et évolutions pour y répondre ? 

Les DSI de la région Ouest ont planché le 30 juin sur ce sujet lors d’un atelier du World Café et sont heureux de partager les résultats de leurs réflexions et expériences avec les membres.
 

Challenge 1 : Recréer du lien entre équipes  

Pour tous les DSI présents, la situation est plutôt positive au sein de la DSI. En effet, les conditions actuelles favorisent la responsabilisation, la confiance et la cohésion qu’il s’agit maintenant de pérenniser. Si chaque équipe travaillant ensemble au quotidien s’est rapprochée, il est néanmoins nécessaire de (re)créer du lien entre les différentes équipes de la DSI et avec les métiers. Un rapprochement qui se réalise progressivement.

L’été a ainsi vu le retour des rencontres informelles, à l’initiative de la DSI, de la DRH ou de certains collaborateurs. Exit la grand-messe, et pas seulement pour des raisons sanitaires. Certains DSI organisent par exemple des rendez-vous ludiques associant la DSI et une direction métier. D’autres requestionnent le fond de la collaboration en travaillant sur le développement personnel et la volonté de collaboration : tests MBTI, réflexion sur le pourquoi (ou le pour quoi) travailler ensemble.  

Challenge 2 : Trouver le juste niveau de souplesse selon l’organisation  

Les DSI sont actuellement dans un modèle mixte télétravail / bureau (+/- 2 jours – 3 jours) avec obligation de présence sur certains jours ou non. L’enjeu est d’abord de donner du sens et de la valeur à la présence au bureau. Certains demandent par exemple de « sacraliser » une demi-journée dédiée aux réunions en présentiel. Pour tous, le modèle de demain reste néanmoins à trouver. Celui – ci s’écrira bien sûr à l’échelle de l’organisation à partir d’une conviction partagée : « On ne reviendra pas à la situation préexistante ! ».

Le sujet de la souplesse prend également en compte l’espace physique avec de nombreux projets ou réflexions en cours sur le flex-office.

Souplesse ne veut pas pour autant dire liberté totale : la question de l’équité se pose rapidement concernant les conditions de travail. Certains DSI y répondent en établissant une liste explicite de critères de télétravail, non seulement liés à la faisabilité métier mais aussi aux conditions logistiques propres à chacun. Ces critères sont la base pour un dialogue plus posé entre le collaborateur et le manager. Diverses solutions sont également envisagées comme l’utilisation ponctuelle de tiers-lieux, pour sortir du cadre quotidien et donner une nouvelle dynamique au télétravail.

Challenge n° 3 : Associer un leadership plus marqué à un accompagnement individualisé des managers et des collaborateurs 

Une difficulté commune à tous les DSI est de détecter à distance les besoins d’aide et d’appui des collaborateurs. Les initiatives liées à la QVT (Qualité de Vie au Travail) peuvent servir de base pour des échanges fructueux : enquête QVT pour initier des échanges en équipes, entretiens professionnels... Le repositionnement de certains collaborateurs sera néanmoins nécessaire pour tenir compte des difficultés d’adaptation au mode de travail hybride.

Pour parvenir à renforcer leur leadership, à donner plus de sens au travail et à porter des exigences plus claires, les managers intermédiaires devront être accompagnés avec une attention toute particulière compte tenu des importantes tensions qu’ils ont vécu.

Challenge n°4 : agir sur le quotidien de chacun par des mesures pragmatiques

Les besoins techniques dépassent désormais les frontières des bureaux de l’entreprise.
Une partie des DSI présents ont ainsi significativement boosté les moyens d’accès au système d’information dès le début du confinement. D’autres ont assuré (et assurent encore) une mission de conseil et de support sur les solutions techniques disponibles au domicile.

Se pose maintenant la question du juste dosage des règles de sécurité. Ici, l’utilisation de machines virtuelles permet pour certains de trouver un bon compromis. 

Challenge n°5 : partager une hygiène numérique commune

Le sujet n’est plus désormais de réduire la fracture numérique mais de prévenir la saturation numérique. Ici encore, de nombreuses initiatives ont été prises par les DSI présents. Certains ont par exemple établi une charte de collaboration tenant compte des biais du télétravail. Parmi les pratiques encouragées ou les règles posées, l’obligation d’utilisation de la caméra et du micro, un nombre maximal de réunions virtuelles par jour, la non-succession des réunions sans pause, une application plus stricte du droit voire du devoir de déconnexion… La recherche du bon rythme de réunion pour prévenir la fatigue digitale est un axe de travail :  il s’agit de privilégier des durées maximales de réunion (45 minutes) ou d’utiliser des pratiques de gestion du temps en réunion (ex : Pomodoro avec des pauses toutes les 25 minutes). Il faudra bien sûr du temps pour faire évoluer ces pratiques mais la dynamique est lancée.

En conclusion, une belle session de travail en images, depuis les locaux d’Audencia.
Présents ou non, nous vous invitons à réagir ou compléter ces réflexions entre membres d’Atout DSI.