Les 6 bonnes pratiques des DSI pour manager à distance

La sortie de crise sanitaire est pour les DSI l’occasion d’identifier les bonnes pratiques de management à distance nées durant le confinement. Lesquelles faut-il pérenniser ou améliorer ?

C’est le moment de tirer tous les enseignements de la période de confinement et notamment de la pratique massive du télétravail et du management à distance, notamment au sein de la DSI.

A l’heure du premier bilan, les DSI présents lors du Digital World Café du 11 juin s’accordent un satisfecit. Dans des circonstances parfois difficiles et avec des équipes IT sur-sollicitées, ils ont réussi à relever le défi technique.

En interne, la DSI sort même valorisée de l’exercice. La pandémie a servi de “stress test”, démontrant la pertinence des nouveaux modes de collaboration déployés à l’échelle d’une organisation. En ce qui concerne le management à distance, des pratiques ont émergé que les DSI souhaitent pérenniser ou améliorer.

1. Professionnaliser les réunions en « visio », bonne pratique essentielle du management à distance

Dans leur ensemble, les DSI estiment que leurs équipes ont maintenu leur niveau de productivité voire l’ont amélioré. Ils ont observé que les collaborateurs s’autodisciplinaient davantage durant les sessions de travail en visioconférence avec des réunions moins nombreuses, plus concises et efficaces.

La préparation des réunions à distance doit, plus encore qu’en présentiel, être travaillée. Il s’agit de définir un ordre du jour clair avec un nombre limité de participants. En amont, ces derniers reçoivent toutes les éléments utiles afin d’avoir un niveau d’information homogène.

L’animation est essentielle. La session doit être découpée en séquences de travail afin d’insuffler une dynamique et éviter les baisses de rythme. Des techniques de gamification (vote, quizz) peuvent permettre d’embarquer tout le monde en encourageant la participation des personnalités introverties.

Au-delà de ces séances de travail, des DSI ont tenté de susciter les échanges informels, indispensables à la cohésion du collectif, en reproduisant des espaces de socialisation comme avec les fameux « apéros virtuels ».

2. Outiller l’agilité à distance

Durant le confinement, les DSI ont poursuivi les projets en cours. Moyennant quelques aménagements et une adaptation des rituels, les équipes agiles ont collaboré sans renier les principes fondamentaux de l’agilité. Les « daily meeting » se sont notamment tenus en visioconférence.

Il s’agit maintenant d’aller plus loin dans l’outillage. Le management visuel peut être reproduit virtuellement par des outils de gestion de projet et de planification des tâches. Il existe aussi des solutions permettant à plusieurs développeurs de travailler sur le code, sans avoir besoin d’être assis, physiquement, devant le même écran.

3. Accompagner et former les managers pour piloter leurs équipes à distance

Les DSI prévoient des sessions de formation pour leurs managers afin qu’ils appréhendent mieux les enjeux de la collaboration à distance. Le télétravail change nécessairement la posture du management, les équipes gagnant en autonomie et en responsabilisation. Le management directif doit se substituer à un management bienveillant basé sur des objectifs réalistes. Ce qui suppose un certain lâcher-prise qui se travaille.

Lors du confinement, des managers ont dû traiter de sujets rarement abordés au bureau comme des problèmes familiaux ou de santé. Des “one-to-one” réguliers peuvent être maintenus pour évoquer les soucis professionnels mais aussi privés, les deux sphères entrant en interaction avec le télétravail.

Selon les DSI participant au Digital World Café, certains cadres se sont même révélés durant le confinement. Alors qu’en temps ordinaire, ils se retranchaient dans leur bureau, ils étaient à distance, en forte interaction avec leurs collaborateurs et jouaient le rôle attendu de coach et d’animateur.

 4. Encadrer le travail à distance pour ancrer les bonnes pratiques

Le télétravail bouscule les unités de temps et de lieu. Des collaborateurs ont pu être tentés de travailler par convenance personnelle de midi à minuit, en décalage avec leurs collègues. D’autres se sont sur-investis ne comptant plus les heures, frôlant le burn-out.

C’est désormais la bonne période pour poser les règles du jeu : rappeler que télétravail s’exerce durant des horaires réguliers même si on peut faire preuve d’une certaine souplesse en fonction des impératifs personnels.

Il s’agit, par ailleurs, de faire respecter le droit à la déconnexion, en suspendant, par exemple, la réception de mails le soir, le week-end, ou les jours de congés. La période est aussi propice à la création ou à la refonte de la charte sur l’usage des outils digitaux et de l’accord collectif sur le télétravail.

5. Unifier et sécuriser l’environnement de travail

Lors du confinement, certains collaborateurs ont eu, faute de mieux, recours à des solutions de contournement à la fois logicielles et matérielles pour continuer à travailler. Cette période a fait exploser le recours au shadow IT et au BYOD (Bring Your Own Device). Un équipement disparate qui a aussi créé des failles de sécurité.

Les DSI sifflent maintenant la fin de la récréation. Il s’agit de doter les collaborateurs d’une véritable digital workplace réunissant toutes les briques pour travailler en mode synchrone et asynchrone : mail, chat, téléphonie, visioconférence, agenda partagé partage de fichiers…

6. Renforcer la cohésion d’équipe, même à distance

C’est l’un des gros points noirs du télétravail. Le travail à domicile présente des risques en termes de cohésion d’équipe et de sentiment d’appartenance à l’entreprise. Le télétravail étant appelé à s’inscrire dans la durée, il incombe aux DSI de recréer du lien social et du collectif sous d’autres formes.

La crise sanitaire a, par ailleurs, accentué les différences sociales en créant un clivage entre les collaborateurs éligibles au télétravail et ceux qui ont dû emprunter les transports et se déplacer sur site (comme les techniciens de maintenance sur site) avec, de fait, une exposition accrue au coronavirus.

Au regard de ces situations très disparates, les managers doivent être à l’écoute sur la façon dont leurs collaborateurs ont vécu le confinement afin de libérer la parole. Le DSI devra, à son niveau, rassurer ses équipes en répondant à deux types d’interrogations. La première est d’ordre sanitaire et concerne les mesures prises par l’entreprise pour se protéger contre le coronavirus. Le seconde porte sur les menaces qui pèsent sur l’emploi.