Comment réussir son projet décisionnel avec l’adhésion des métiers et de l’IT ? Nous avons traité ce sujet lors du webinaire Atout DSI dédié à la collaboration entre DSI et DAF, avec le retour d’expérience du Centre thermal Mondorf et l’expertise de Report One. Un témoignage qui illustre comment développer un duo gagnant DSI - DAF au service de la performance financière et opérationnelle de l’entreprise. Voici donc les bonnes pratiques de Pierre Kratz, DSI, et David Grandjean, directeur financier et comptable du centre thermal Mondorf. Ainsi que de leur partenaire, Frédéric Simon, Directeur du Conseil de Report One, éditeur de logiciel de Business Intelligence pour les PME.
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Nos témoins en bref
Mondorf et ses métiers | Report One, partenaire du projet |
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Mondorf est un centre thermal luxembourgeois avec une large diversité d’activités depuis 30 ans : 350 collaborateurs sur site, 6 000 curistes par an et 25 000 nuitées, 2 hôtels, 5 points de restauration et des offres événementielles, ainsi que des activités de SPA et de fitness / wellness. L’équipe Finance est composée de 7 personnes, 3 pour la DSI. | Créé en mai 2001, Report One est l’éditeur de MyReport, la solution de business intelligence pour les PME. Cette solution est d’ores et déjà utilisée par 48 000 utilisateurs. L’éditeur de logiciels décisionnels emploie 80 collaborateurs et s’appuie sur 6 agences commerciales à Paris, Lille, Nantes, Bordeaux, Albi et Lyon. |
Le Centre Thermal Mondorf : un projet décisionnel efficace, fondé sur la solution MyReport
- Des enjeux de pilotage et d’optimisation pour le Centre Thermal Mondorf
Dès 2015, l’entreprise dispose de données acquises et extraites avec fréquence. Mais, c’est en 2020 que le Centre Thermal Mondorf donne une nouvelle dynamique à son projet décisionnel, avec l’arrivée d’un directeur ayant la culture de la Data et des indicateurs financiers.
En ouvrant l’accès aux données en quasi-temps réel, les technologies MyReport proposées par Report One élargissent le champ des possibles.
Nous avons repositionné Myreport au cœur de notre système d’information en l’intégrant progressivement à l’ensemble de nos sources. Nous pouvons aujourd’hui interconnecter plus de bases de données et nos différents logiciels, notamment pour croiser des données par type de clientèle », souligne Pierre Kratz, DSI de Mondorf.
Mondorf améliore d’abord son reporting financier puis nourrit progressivement ses opérationnels avec des indicateurs de performance. Aujourd’hui, le Centre Thermal Mondorf dispose d’indicateurs financiers (bilan analytique, budget) et métiers.
Par exemple,
- pour la restauration : le nombre de couverts, prix moyens
- pour l’hôtellerie : le nombre de nuitées
- pour le fitness wellness : le nombre d’accès/soins.
Il peut ainsi redimensionner les équipes en fonction de données d’accès, du nombre de couverts, ou par période (par exemple le pic d’activité à la réception entre 10h et 12h) et contribuer à l’amélioration des pratiques.
Ce projet data va dans le sens de l’évolution du management, désormais plus orienté sur la performance. Cela concerne notamment le personnel en contact direct avec les clients. Car il ne s’agit plus seulement de servir le client mais aussi d’avoir des objectifs, de comparer et d’améliorer ses pratiques », explique David Grandjean, directeur financier et comptable.
- Un ROI du décisionnel qui se mesure en gain de temps
L’équipe Mondorf mesure déjà un ROI en gain de temps, par rapport à des tâches chronophages d’extraction de données. Les utilisateurs expriment aussi leur satisfaction et peuvent augmenter leurs performances à partir d’objectifs précis. Par la suite, appliquer la business Intelligence au contrôle de gestion permettra de dégager des gains financiers croissants.
Selon Report One, automatiser la collecte et les croisements peut chaque mois faire gagner 3 ou 4 jours aux référents des données. De plus, quand tous les décideurs peuvent s’appuyer sur des données communes fiables, les réunions et prises de décision gagnent aussi en sérénité.
Quelles bonnes pratiques pour un duo DAF-DSI performant ?
- Par quoi commencer son projet décisionnel ?
Il ne faut pas tenter de tout adresser d’un coup, mais plutôt avancer étape par étape, avec une stratégie des petits pas. Ainsi au Centre Thermal Mondorf, une étude des besoins en amont a permis de cibler les plus urgents. La direction générale avait en priorité besoin d’une vue transversale de ses indicateurs. Puis l’entreprise a élargi progressivement le périmètre, les métiers, et les données mises à disposition.
La prochaine étape concernera la data visualisation, afin de restituer simplement et graphiquement les indicateurs. Elle sera disponible pour les utilisateurs, sur tous les devices (pc, smartphone, tablette).
La dataviz n’est pas une finalité mais représente un certain aboutissement, avec une donnée administrée et des processus et une équipe en place. Avec la solution MyReport, cette approche est simple à mettre en place et à utiliser pour que les utilisateurs se l’approprient en toute autonomie », explique Frédéric Simon, Report One.
- Comment faire adhérer les métiers et l’IT au projet ?
L’adhésion des métiers est cruciale pour la réussite de tout projet informatique. C’est d’autant plus vrai pour un projet décisionnel où les utilisateurs sont à la fois consommateurs et producteurs des données.
Pour entraîner les équipes, il faut séduire les utilisateurs. Nous avons donc encouragé les métiers à s’emparer des données et enrichir leurs usages, puis corrigé progressivement la qualité. Si les données sont dans le bon format, simples à utiliser et rendent service, les utilisateurs ont envie d’aller les chercher », confirme David Grandjean
La communication est donc indispensable pour impliquer les équipes et les responsabiliser autour du projet décisionnel. Par exemple, expliquer aux utilisateurs l’importance de la qualité des données pour faire des analyses les incite à mieux remplir les formulaires de contact.
Il faut aussi fédérer les équipes IT en leur expliquant l’intérêt des chiffres métiers. S’ils peuvent être réticents au départ, ils changent d’avis en voyant la satisfaction des utilisateurs car on apporte une vraie valeur ajoutée », précise Pierre Kratz, DSI.
- Quel accompagnement sur un projet décisionnel ?
Lors du cadrage du projet, Report One a pu mettre en garde l’équipe Mondorf, et les aider à définir des priorités, afin de rendre les utilisateurs autonomes avec leurs données.
Report One a joué un rôle important de facilitateur. Ils ont su mettre en évidence des usages, partager les bonnes pratiques et nous ouvrir des perspectives.», confirme David Grandjean.
- Comment renforcer les liens entre DSI et DAF ?
Historiquement, DSI et DAF sont les fonctions de l’entreprise ayant le plus de maturité par rapport aux données. Dans les projets décisionnels qui fonctionnent bien, ces deux directions sont souvent très liées. Chez Mondorf, DSI et DAF font partie d’une même équipe « Business Support ». Créée en 2015, elle regroupe l’informatique, le contrôle de gestion et la finance autour d’une mission commune : améliorer la performance financière et opérationnelle.
Avec cette équipe nous développons l’affinité DSI-DAF et métiers. Et nous recrutons une personne pour faire encore mieux le lien entre l’informatique et les métiers, comprendre et traduire les besoins, puis pour retransmettre la donnée la plus fiable », détaille David Grandjean.
Cette équipe commune pérennise la dynamique DSI-DAF au-delà du projet décisionnel, pour une évolution permanente de la Business Intelligence. Car un DSI sans DAF ne couvrira pas tous les besoins et n’aura pas toutes les données, ce qui frustrera les utilisateurs. Alors que le binôme DSI-DAF aura pour mission de faire le tri et d’orienter sur les besoins essentiels », explique Frédéric Simon, Report One.
Conclusion :
Pour réussir un projet décisionnel, DSI et DAF ont donc tout à gagner à mieux collaborer. L’alignement du duo DSI-DAF pourra se faire autour d’une première étape essentielle : évaluer la maturité de l’entreprise face aux données. Puis ils pourront définir ensemble un plan d’action réaliste, étape par étape, pour gagner progressivement l’adhésion des métiers.
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