Longtemps subie par les DSI, la dimension « de gestionnaire financier » de leur métier est devenue une composante essentielle et le nerf de la guerre pour financer les projets d’innovation. Les DSI doivent désormais faire preuve de créativité dans leur approche budgétaire, et reprendre le contrôle de la négociation avec leurs fournisseurs. Cela implique qu’ils aient connaissance de tous les leviers de négociation sur lesquels ils peuvent agir.
Nous avons donc demandé à deux DSI de partager leurs approches de renégociation budgétaire : Pierre Fauquenot, DSI de transition, et Franck Pallé, DSI de DIMOTRANS.
Nous avons aussi intégré à cette réflexion un acteur IT dont l’approche constitue un levier de restructuration budgétaire intéressant à considérer : la tierce maintenance applicative (TMA). Nous avons donc demandé conseil à Catherine Savaete, Directrice France de Rimini Street, leader mondial du support indépendant de logiciels d’entreprise (Oracle, SAP, IBM, Microsoft).
Conseils de Pierre Fauquenot, DSI de transition
Depuis 2002, il a accompagné des entreprises des services, de l’industrie, de la distribution ou encore de la santé – notamment Korian, Innothera, La Société Française de Cardiologie – pour les aider à passer des caps de transformation complexes, en gardant le contrôle de leur budget.
« Ne pas communiquer aux équipes de la DSI des budgets « à vide », ce sont des bons à dépenser ! »
Mieux vaut privilégier des enveloppes budgétaires par projet, liées à des initiatives portées et validées par les métiers. Si ces projets créent de la valeur pour l’entreprise ils pourront être financés par les budgets des métiers !
« Avoir des préavis de 3 mois pour les contrats fournisseurs, en contrepartie la DSI paye les frais d’initialisation du contrat, et a donc un contrôle sur ces coûts. »
Même si les fournisseurs proposent des tarifs réduits pour des contrats longs mieux vaut privilégier la souplesse. Qui sait prévoir ce que sera le business dans 3 ans ? Pour les ERP je profite ainsi de chaque période de re-signature pour réduire la durée d’engagement de nos contrats et ainsi gagner en agilité au cas où.
« Penser aux licences d’occasion »
J’ai pu dans le cadre d’une précédente mission faire passer une entreprise d’un budget de licence logiciel « classique » de 8 Millions d’Euros à un budget de licences d’occasion de 230 000 Euros. Bien sûr les éditeurs vous diront que ce n’est pas possible mais c’est une pratique tout à fait légale et sûre en passant par des organismes reconnus sur le marché.
« Le support utilisateur peut être avec des personnels externalisés mais dans les locaux de l’entreprise, pour que l’équipe ressente la culture de l’entreprise, comprenne son contexte. Le support est aussi une vitrine de la DSI auprès des métiers. »
Il faut là réfléchir en termes de création de valeur. Si votre support utilisateur n’en créée pas il sera important de revoir votre organisation (avez vous les bonnes compétences, ou sont-elles affectés aux bons endroits) et quelles sont vos relations avec les métiers, les moments d’interaction avec eux et de remontées de difficultés ou besoins ?
Conseils de Franck Pallé, DSI de DIMOTRANS
Dimotrans est un acteur français majeur du secteur du transport multimodal international et de la logistique. L’entreprise connait une très forte croissance depuis 2010, passant d’une PME de 350 salariés à aujourd’hui une ETI de 1500. Elle a mis le cap sur l’innovation et la transformation digitale, le développement de marchés de niche (aéronautique, wine & spirits, e-commerce, fashion) et la poursuite de ses croissances externes. Dans ce contexte, son budget DSI doit pouvoir répondre aux besoins actuels des utilisateurs, mais aussi accompagner la croissance et anticiper les besoins futurs.
« Penser agilité ! »
On dit souvent des acteurs de la logistique qu’ils sont les MacGyver de l’informatique, car l’intégration des process et systèmes est au cœur de notre métier. Chez Dimotrans nous avons donc au fil des années fait des choix d’organisation et de budget qui nous donnent plus d’agilité et la capacité d’innover.
« Ne pas faire porter tous les projets par la DSI pour ne pas être perçue comme un centre de coûts. »
Nos projets digitaux sont ainsi portés au niveau de l’entreprise, avec le « sponsoring » du président. Cela concerne notre budget « data », avec un poste de CDO (Chief Digital Officer) et la création d’un datawarehouse pour centraliser et qualifier l’ensemble des données clefs. Nous sommes, aussi en parallèle, en train de créer une plateforme digitale pour proposer de nouveaux services innovants.
« Réduire les budgets fixes par l’externalisation et la renégociation des contrats ».
Nous nous sommes fait accompagner par un cabinet spécialisé en réduction des coûts et des charges. Cette démarche impliquait de revenir aux besoins utilisateurs et à la définition de cahiers des charges. Nous avons ainsi réduit le nombre de fournisseurs, fait le choix de l’infogérance, tout en gagnant un meilleur service et plus de sécurité.
Conseils de Catherine Savaete, Directrice France de Rimini Street
Rimini Street est le leader mondial du support indépendant de logiciels d’entreprise avec près de 1,580 clients actifs. Depuis 2005, l’entreprise permet aux détenteurs de licences Oracle, SAP, IBM, Microsoft et autres logiciels d’entreprise de profiter d’un support ultra-réactif, tout en économisant jusqu’à 90% du total de leurs frais de support et libérant les budgets pour financer l’innovation. Rimini Street est présent en France depuis 2017 où elle soutient déjà plus de 90 organisations dont Bodet, CGG, Eutelsat, Les Laboratoires Servier, Schiever et Vinci Energies.
« Si vous souhaitez rester maître de la constitution et de la validation de votre budget, il est aussi important que vous restiez maître de l’agenda de votre budget. »
Pour pouvoir renégocier avec les éditeurs le montant et la durée d’engagement de vos contrats de licence et de maintenance – ou bien faire le choix d’un fournisseur de tierce maintenance applicative comme Rimini Street – il vous sera nécessaire de notifier ces éditeurs en amont de la période de renouvellement de vos contrats (notamment fin septembre pour vos contrats SAP, chaque fin de trimestre pour vos contrats Oracle).
Il est important d’éviter la tacite reconduction de ces contrats et de prendre une démarche proactive via à vis de votre audit logiciel.
Au-delà des économies réalisables sur les contrats j’insiste également sur le fait que des budgets et des ressources humaines qualifiées pourront être réaffectées à des projets créateurs de valeur pour l’entreprise.
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