Comment réussir les 100 premiers jours de sa prise de fonction de DSI

Il est d’usage de dire que les 100 premiers jours de la prise de fonction d’un décideur IT conditionnent l’impulsion donnée et la qualité des relations instaurées au service de la réussite de son projet de transformation. Pour le DSI, une juste évaluation de l’organisation informatique est indispensable pour identifier les décisions importantes et dresser sa feuille de route. En général, la pression est forte pour aller vite :  la construction d’un plan tactique axé sur les problèmes immédiats et l’élaboration d’un plan stratégique à plus long terme sont alors essentiels, pour communiquer sur une feuille de route claire et maîtrisée. Quelques conseils pour réussir cette phase clef de transition.

Nous vous rappelons que le guide Parcours DSI (guide pour réussir sa prise de fonction et initier la transformation) et le programme Mentorat DSI sont à la disposition des DSI pour les accompagner dans cette phase clef, quel que soit leur niveau d’expérience.

 L’évaluation formelle et approfondie de la structure informatique permet d’identifier les forces, les faiblesses et les priorités. Au cœur de cette analyse, l’analyse de l’organisation et des systèmes d’information mais aussi une compréhension fine des enjeux des clients internes et des challenges de l’entreprise pour se positionner en Business Partner.

Etudier l’organisation de la DSI au sein de l’entreprise

Chaque situation est unique. La profondeur de l’analyse vient préciser les objectifs stratégiques énoncés lors du processus de recrutement. Mettez en place un programme d’entretiens avec les différentes parties prenantes internes et externes au système informatique (voire à l’entreprise) pour déterminer comment améliorer l’organisation et les services, et évaluer la culture et les enjeux de transformation.

Très vite, se poseront les questions essentielles pour votre organisation IT ?

• Quelle est la mission actuelle de la DSI, et celle que vous souhaitez développer au service des enjeux Business ?
• Quels sont les postes clefs et les responsabilités de chacun ?
• Faut-il définir de nouveaux rôles dans la DSI ?
• Comment et à quel rythme assurer la transition ?

Veillez à identifier les projets informatiques initiés par d’autres directions. L’idée n’est pas forcément de vouloir récupérer tout ce qui s’apparente au Shadow IT mais plutôt de révéler les leviers d’optimisation et de coordination possibles.

Clarifier la « propriété » des projets, comprendre l’historique des oppositions, révéler les processus « incohérents » et les fameux « trous dans la raquette » permettront de déterminer les meilleures options et le temps nécessaire pour stabiliser et/ou développer l’agilité de l’approche concertée.

Quels talents et quelle dynamique d’équipe pour demain ?

Evaluer la situation, c’est aussi évaluer les capacités de l’équipe informatique, collaborateur par collaborateur mais aussi collectivement, et détecter les moteurs ou résistances éventuelles. Vous pourrez ainsi définir un plan d’alignement des compétences qui intègre les transferts de talents en cours, sécurise les rôles les plus faibles et optimise l’utilisation des prestataires externes. Votre analyse de la qualité du management intermédiaire et de la cohérence des équipes pourra permettre de rééquilibrer les ressources et de libérer des talents.

Compte tenu du temps nécessaire au recrutement (sans parler du temps pour convaincre de l’investissement dans certaines organisations),l’identification des postes clefs et des rôles vacants devra bien sûr être effectuée rapidement.

Autre sujet clef :le partage de la connaissance et les temps forts et outils de collaboration. C’est un facteur clef de la dynamique future de votre DSI, mais aussi un moyen d’identifier les risques liés, par exemple, aux responsabilités centrées sur une seule tête.

Détailler l’architecture IT

 Cela concerne les capacités du système, les coûts et les applications par processus et par fonction.N’hésitez pas à partager avec votre équipe votre vision en matière d’architecture et à leur proposer d’identifier les domaines pour lesquels les efforts doivent être ajustés.

Ainsi, vous identifierez les zones de complexité, les manques ou redondances et pourrez explorer sur des bases clarifiées les technologies pertinentes pour simplifier l’architecture IT et/ou optimiser les dépenses.

Revoir les coûts d’exploitation

Rationnaliser, rationnaliser, rationnaliser : c’est souvent l’un des leitmotivs économiques pour une DSI. Il faut trouver le moyen de réduire les coûts d’exploitation pour réorienter une partie du budget vers l’innovation. Tout est alors à passer au crible : développements, maintenance des applications, centre d’assistance, télécommunications et infrastructure…en tenant compte des relations opérationnelles et contractuelles avec les fournisseurs. Demander aux fournisseurs clefs d’analyser leurs contrats et d’améliorer leur proposition de valeur peut créer des opportunités d’économies.

Appréhender les processus de développement et de livraison

Le sujet est vaste :

• Processus pour le développement de logiciels
• Résolution de problèmes
•  Gouvernance
•  Pratiques de tests
• Assurance qualité
• Hiérarchisation des projets
• Gestion du portefeuille de projets…

Ce sont les fondements de votre futur catalogue de services qui permettront de clarifier la valeur ajoutée de la DSI au service de ses clients internes ou externes (marketing de la DSI)

Au cours des 100 premiers jours, mieux vaut néanmoins éviter de se disperser.  Concentrez l’amélioration des processus sur les plus critiques, ce qui vous permettra de renforcer la crédibilité de la DSI en interne sans agiter inutilement les modèles en place.

Parlons sécurité et compliance

Les exigences juridiques vis-à-vis de la DSI, les enjeux de la cybersécurité étant si importants, il est important pour un nouveau DSI d’évaluer rapidement les cyber-risques et l’état de conformité de l’organisation. Cela inclut les contrôles de sécurité, la détection des menaces et les capacités de réponse, ainsi que la résilience de l’entreprise. Quelle est la maturité de l’entreprise et de son comité de direction à ces thématiques ? Existe-t-il des tableaux de bord de sécurité ? …

Faites le tri des projets de la DSI

Quels sont les objectifs de chaque projet, les charges et le soutien opérationnel planifiés, l’impact de sa mise en œuvre (ou de son arrêt), les coûts et calendrier de chaque initiative ?

Il est possible qu’un nombre significatif de projets puisse être arrêté ou repositionné, ce qui permettra aux équipes de la DSI de se concentrer sur les tâches les plus importantes.

En route vers la construction de vos plans d’action

En moyenne, selon les retours d’expérience de la communauté d’Atout DSI,deux mois sont nécessaires pour bien comprendre les enjeux de l’entreprise et l’héritage informatique et pour élaborer un plan stratégique. Si un plan tactique traitant des problèmes urgents et importants est mis en place, les décisions majeures et les dépenses importantes pourront être différées de quelques semaines. Avec l’aura des premières réalisations et une analyse riche pour argumenter ses propositions, vous serez en mesure de prendre des décisions durables et de les vendre en interne, en lien avec les objectifs durables de l’entreprise.  Nous vous souhaitons une bonne route.

Mettre des DSI faisant face à des challenges de transformation majeurs en relation avec des DSI – mentors, reconnus pour leur réussite et leur expérience, c’est la base de Mentorat DSI. Pendant un an, DSI et DSI – mentors collaborent en binômes pour réfléchir ensemble à leurs défis et difficultés et bénéficier du recul d’un professionnel impartial.

INSCRIVEZ-VOUS À MENTORAT DSI ?

Parcours DSI est composé d’un guide co-construit avec les DSI de la communauté et d’outils complémentaires pour accompagner la réflexion des DSI en poste depuis moins d’un an ou initiant la transformation.

Depuis sa création, Atout DSI accompagne les DSI en prise de fonction pour les aider à répondre aux défis de leur métier, au moment où tout se joue.  

Un article sur les 5 erreurs à éviter lors de sa prise de fonction écrit par Pierre-Eric Cognard, l’un des contributeurs de notre communauté